¿Qué es procurement? Explicado con peras y manzanas

¿Qué es el procurement? - Explicado con peras y manzanas

Imagina que estás organizando una gran comida y necesitas ingredientes específicos para preparar varios platos. El procurement en las empresas funciona de manera similar, solo que en lugar de ingredientes para una comida, hablamos de recursos y materiales necesarios para que una empresa opere eficientemente. Este proceso abarca desde la selección de proveedores hasta la compra de los insumos, gestionando las negociaciones y asegurando que se adquieran los mejores productos o servicios al precio más conveniente.

En el mundo corporativo, el procurement es esencial porque asegura que la compañía pueda seguir funcionando sin interrupciones, similar a como te aseguras de que no falten los ingredientes esenciales que garantizarán el éxito de tu cena.

Breve historia del procurement y su evolución

El arte de adquirir bienes y servicios ha estado con nosotros desde el inicio de las civilizaciones, pero fue durante la Revolución Industrial cuando el procurement comenzó a tomar una forma más estructurada. En esa época, las empresas necesitaban una vasta cantidad de materiales regularmente y de forma eficiente para mantener sus máquinas trabajando y sus fábricas operativas.

Con el tiempo, este proceso se ha refinado y ahora utiliza tecnologías avanzadas para optimizar cada paso. Desde la simple recolección de suministros hasta convertirse en una función estratégica que integra análisis de mercado, gestión de relaciones con proveedores y estrategias de compra basadas en datos. La evolución del procurement refleja la búsqueda constante de eficiencia y efectividad en las operaciones empresariales.

En el siguiente mensaje, continuaré con cómo optimizar el proceso de procurement y la importancia de la tecnología en este ámbito.

Optimizando el proceso de procurement

Para optimizar el proceso de procurement, es fundamental tener un sistema bien organizado que permita no solo la adquisición eficiente de bienes y servicios, sino también su seguimiento y evaluación. Aquí te dejo algunos pasos clave para mejorar este proceso:

1. Automatización de tareas rutinarias: Utilizar software que automatice la recopilación de datos, el envío de pedidos y el seguimiento de entregas libera tiempo para que los equipos se concentren en tareas más estratégicas como la negociación con proveedores y la gestión de contratos.
2. Integración de análisis avanzados: Implementar herramientas que proporcionen análisis predictivo y prescriptivo puede ayudar a anticipar necesidades de compra, evaluar el rendimiento de los proveedores y gestionar los riesgos de manera proactiva.
3. Centralización de la información: Tener un sistema centralizado donde se almacene toda la información relacionada con los proveedores y las transacciones facilita el acceso a datos críticos, mejora la toma de decisiones y aumenta la transparencia en todo el proceso.
4. Desarrollo de relaciones sólidas con proveedores: Construir relaciones estratégicas con proveedores clave puede conducir a mejores precios, mayor calidad y condiciones más favorables, especialmente en situaciones de escasez de mercado o urgencia.
   

La tecnología como pilar fundamental en el procurement

En la era digital, la tecnología ha revolucionado el proceso de procurement, haciéndolo más rápido, transparente y eficiente, donde cada uno de estos sistemas ofrece distintas ventajas que pueden ser mejor aprovechadas según el tamaño de la empresa, el sector en el que opera, y las necesidades específicas del proceso de procurement.

SAP Ariba

SAP Ariba es una solución de gestión de compras y suministros líder en el mercado que facilita las transacciones comerciales entre empresas a nivel global. Es conocida por su extensa red Ariba Network, que conecta a compradores con proveedores en múltiples industrias, permitiendo una colaboración eficiente y gestión del ciclo de vida de los contratos.

Fortalezas:

• Red de proveedores: Una de las más grandes del mundo, facilita la obtención competitiva y colaboración.
• Procesos de compra integrados: Automatiza desde pedidos hasta pagos, mejorando la eficiencia operativa.
• Gestión de contratos y riesgos: Ofrece herramientas avanzadas para la gestión de contratos y análisis de riesgo de proveedores.

Precoro

Precoro es un software de gestión de compras diseñado para pequeñas y medianas empresas, que se enfoca en simplificar los procesos de compra, eliminando la necesidad de múltiples hojas de cálculo y papeleos.

Fortalezas:

• Sencillez y usabilidad: Interfaz amigable y fácil de usar, ideal para equipos sin experiencia técnica avanzada.
• Control de gastos: Excelente para empresas que necesitan mejorar el control sobre sus gastos y procesos de aprobación.
• Integración: Se integra fácilmente con otros sistemas de contabilidad y ERP, proporcionando una solución cohesiva.

Coupa Procurement

Coupa Procurement es conocido por su plataforma de gestión de gastos totalmente unificada que ayuda a las empresas a tener un mayor control sobre sus gastos indirectos, mediante herramientas de compras, facturación y gestión de gastos.

Fortalezas:

• Análisis de gastos: Proporciona potentes herramientas analíticas que ofrecen una visibilidad completa sobre el gasto corporativo.
• Usabilidad: Interfaz intuitiva y fácil de navegar, que permite una rápida adopción por parte de los usuarios.
• Innovación: Constante innovación en funcionalidades, con uso de IA para categorización automática de gastos y mejora continua de procesos.

Bemmbo

Bemmbo se especializa en optimizar los flujos de trabajo financieros para empresas en Latinoamérica, facilitando procesos como los pagos a proveedores y la gestión de cobranzas. Es particularmente fuerte en la integración con sistemas ERP locales y específicos de la región.

Fortalezas:

• Localización: Fuerte enfoque en adaptación a las normativas y prácticas comerciales locales en Latinoamérica.
• Integración con ERP: Excelente compatibilidad con sistemas ERP populares como Softland, lo que permite una integración fluida en entornos empresariales existentes.
• Soporte y servicio: Soporte en el idioma local y adaptación a las necesidades específicas de los clientes en su contexto regional.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Parte de la suite Oracle Cloud, Oracle Fusion Cloud Procurement es una solución completa que abarca la adquisición de bienes y servicios hasta la gestión de proveedores, con un fuerte énfasis en la automatización y la analítica avanzada.

Fortalezas:

• Complejidad y escala: Ideal para grandes empresas con necesidades complejas de procurement.
• Análisis avanzado: Herramientas robustas de análisis e inteligencia empresarial integradas.
• Automatización de procesos: Alta capacidad de automatización, reduciendo el tiempo de ciclo y mejorando la eficiencia.

Casos de uso con clientes de Bemmbo

Bemmbo se ha integrado de manera efectiva en los procesos de procurement de varios de nuestros clientes destacados en Latinoamérica, facilitando especialmente los pagos a proveedores y la gestión de aprobaciones. A continuación, te detallo más sobre cómo dos de nuestros clientes más importantes, Buk y Galgo, utilizan Bemmbo en sus operaciones diarias.

Buk: Simplificando los pagos a proveedores con Bemmbo

Buk, conocido como el mayor software de gestión de personas en Latinoamérica, ha integrado Bemmbo para manejar eficientemente los pagos a sus proveedores. Esta colaboración permite a Buk automatizar y optimizar los flujos de pagos, una parte crucial de su proceso de procurement. La integración de Bemmbo con NetSuite, un ERP líder en el mercado, ha facilitado esta gestión, proporcionando una solución más robusta y adaptada a las necesidades específicas de Buk.

La plataforma de Bemmbo permite a Buk tener un control más estricto y transparente sobre las transacciones, garantizando que los pagos sean procesados de manera rápida y segura, reduciendo los errores y mejorando la satisfacción de sus proveedores. Puedes leer más sobre esta colaboración en el siguiente enlace: Cobranza, pagos y contabilidad con Bemmbo & NetSuite: Testimonio de Buk.

Galgo: Manejando los flujos de aprobación eficientemente

Galgo, el mayor marketplace de motos de Latinoamérica, utiliza Bemmbo junto con Softland para gestionar sus flujos de aprobación de manera eficaz. Este proceso es vital para asegurar que todas las compras y transacciones cumplan con los criterios establecidos antes de ser finalizadas, lo que es esencial para mantener la integridad y eficiencia del sistema de procurement.

La integración de Bemmbo ha permitido a Galgo mejorar significativamente la eficiencia de sus procesos de aprobación, reduciendo los tiempos de espera y aumentando la capacidad del equipo para gestionar mayores volúmenes de transacciones sin comprometer la calidad o la precisión. Este caso de éxito ilustra cómo la tecnología adecuada puede facilitar la gestión de procurement en un entorno dinámico y exigente. Descubre más sobre esta historia en el siguiente link: La aprobación con Bemmbo y Softland: Historia de Galgo.

Estos ejemplos demuestran cómo Bemmbo ayuda a sus clientes a simplificar y optimizar sus procesos de procurement, garantizando que los pagos y aprobaciones se manejen con la máxima eficiencia y seguridad.

Nuevas tendencias en el software de procurement

A medida que avanzamos en la era digital, el software de procurement sigue evolucionando, incorporando tecnologías de punta para mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos de compra. Una de las tendencias más impactantes en este campo es la integración de la inteligencia artificial (IA).

Inteligencia Artificial en el Procurement

La IA está transformando el procurement de varias maneras significativas:

1. Automatización mejorada: La IA puede automatizar tareas complejas que van más allá de las capacidades de los sistemas tradicionales, como la evaluación de propuestas de proveedores utilizando algoritmos de aprendizaje automático para predecir cuáles ofrecen las mejores condiciones o riesgos potenciales.
2. Análisis predictivo y prescriptivo: Mediante el uso de grandes volúmenes de datos, la IA ayuda a prever futuras necesidades de compra y recomienda acciones para optimizar el gasto y la gestión de inventarios.
3. Mejora en la toma de decisiones: La capacidad de procesar y analizar rápidamente grandes cantidades de información permite a los decision-makers identificar tendencias, detectar anomalías y tomar decisiones basadas en insights más profundos y precisos.

Ejemplos de sistemas avanzados de procurement

Entre los sistemas que están liderando el camino en la inclusión de IA en sus funcionalidades se encuentran:

• SAP Ariba: Con su inteligencia digital avanzada, ayuda a las empresas a prever problemas en la cadena de suministro y a gestionar los riesgos de forma proactiva.
• Oracle Fusion Cloud Procurement: Utiliza IA para mejorar la colaboración con los proveedores y optimizar los ciclos de compra.
• Coupa Procurement: Su "Coupa AI Classifier" utiliza IA para categorizar gastos automáticamente y mejorar la visibilidad del gasto empresarial.

Estas herramientas están redefiniendo lo que significa gestionar adquisiciones en un mundo empresarial moderno, ayudando a las compañías a mantenerse competitivas en un mercado global dinámico.

Algunas reflexiones

La tecnología ha cambiado radicalmente el panorama del procurement, haciéndolo más estratégico, eficiente y adaptado a las necesidades del siglo XXI. Con la adopción de sistemas avanzados y la integración de nuevas tecnologías como la IA, las empresas no solo pueden optimizar sus procesos de compra, sino también garantizar la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo.

A medida que las empresas en Latinoamérica continúan expandiendo sus operaciones y enfrentando desafíos más complejos, la adopción de tecnologías innovadoras en procesos clave como el procurement se ha vuelto indispensable. La experiencia de compañías como Buk y Galgo resalta la importancia de integrar soluciones efectivas como Bemmbo para mejorar la eficiencia, transparencia y control en la gestión de pagos y aprobaciones.

Estas herramientas no solo proporcionan un alivio tangible a las operaciones diarias, sino que también representan un paso adelante hacia la transformación digital, permitiendo que las empresas se mantengan competitivas y ágiles en un mercado globalizado. Al adoptar soluciones de procurement avanzadas, las organizaciones pueden asegurar un crecimiento sostenido y una mejora continua en sus procesos financieros y operativos.