Flujo de Aprobación de Pagos

Hoy les voy a contar cómo Fintual y Galgo autorizan sus pagos a través de Bemmbo

Flujo de Aprobación de Pagos

Comprar algo en general es un proceso relativamente sencillo. Necesitas un pantalón, vas al mall o lo buscas en internet, chequeas el precio y si lo puedes pagar ya está, te lo llevas, como Patricio.

Los pagos de empresas no son tan así, en vez de necesitar un pantalón, necesitas los banners para la nueva campaña de marketing, ya no es llegar y comprar. Necesitas que te den LA APROBACIÓN.

¿La aprobación? Sí! Claramente en una empresa los colaboradores no pueden llegar y comprar todo lo que necesitan a nombre de su compañía, si no probablemente las finanzas se irían a la punta del cerro (por decir lo menos) y nadie sabría bien qué está pasando.

Se requiere autorización de distintas personas dentro de la empresa para poder efectuar un pago, y es que ni siquiera es LA aprobación son LAS aprobaciones.

Tú temblando de miedo ahora

En este sentido, los pagos de empresas son más como que necesitas un pantalón y vas al mall con 3 amigos, uno es el encargado de decir si te queda bien y te lo puedes comprar, otro es el que tiene la tarjeta y otro el que se sabe la clave. Así que llegas a la caja y necesitas que los tres hagan lo suyo para poder tener tu preciado pantalón. Además, hay un cuarto amigo encargado de poner a todos los demás de acuerdo para que hagan su parte a tiempo y se pueda hacer el pago.

Este último amigo en una empresa corresponde al contador o tesorero. ¿Y cómo consigue las aprobaciones de los pagos? Usualmente a través de distintos correos, en los que se envían los documentos asociados (facturas, boletas, etc.) y mediante los cuales se consigue el visto bueno de todos los involucrados.

Este proceso es lento y también deja la información esparcida, lo cual hace que encontrarla no sea muy sencillo. Además, no permite tener una visión clara y unificada sobre qué está pasando con los distintos pagos de la empresa.

Por esto en Bemmbo, cuando creamos nuestro software de gestión de pagos, diseñamos un sistema de flujos de aprobación que agiliza y simplifica este proceso, permitiendo que todo el equipo pueda chequear rápidamente la información que necesita y dar su visto bueno directamente en la plataforma.

Pero, ¿qué es exactamente un flujo de aprobación? En palabras simples, es una secuencia de aprobaciones necesarias para que se autorice un pago en un determinado contexto. Suena un poco abstracto, pero se ve algo así.

En Bemmbo estos flujos se crean mediante reglas de aprobación, las cuales son completamente personalizables. Se pueden crear reglas basadas en el proveedor asociado al pago, según el monto, lo que puedas imaginarte.

Pero no es la idea irnos a lo técnico (aburridooo…), vamos a la acción, a lo concreto. A continuación les voy a contar la historia de cómo dos clientes nuestros, Fintual y Galgo, usan los flujos de aprobación para ahorrar un montón de tiempo en gestión de pagos y mantener este proceso siempre ordenado.

Fintual

Si ya leíste nuestro blog Créanle a nuestros clientes, sabrás que es imposible hablar de flujos de aprobación sin hablar de Fintual, ya que, esta herramienta de nuestra plataforma nació con ellos. Sin embargo hoy no estamos aquí para contar la historia de este lindo nacimiento (para eso escribimos el otro blog super super genial), sino para contarles cómo Fintual usa esta herramienta hoy para agilizar su proceso de gestión de pagos.

Para entender todo esto es importante comprender cómo manejaban sus aprobaciones de pagos antes de usar Bemmbo, así que primero lo primero, partiré contando la historia por ahí.

En Fintual las aprobaciones originalmente se hacían a través de mensajes de Slack. Esto funcionaba, pero implicaba un gasto de tiempo innecesario. Cuando llegaba una factura nueva había que ponerse a indagar y buscar a la persona responsable de ese gasto para chequear que todo estuviera ok y conseguir su aprobación. Esto puede sonar simple, pero aunque se lleve un proceso muy ordenado, andar revisando cadenas de mensajes toma su tiempo y puede sentirse algo así:

Para esto existe Bemmbo, para que ya no haya que revisar miles de cajones, sino un solo cajón que tiene toda la información que se necesita ordenada y a mano.

Cuando Fintual comenzó a usar nuestro sistema éste no solo les sirvió para hacer su gestión de aprobaciones más rápida, sino que para darle una mayor estructura al proceso. Ellos definieron flujos de aprobación de dos niveles. Primero las facturas son revisadas por un líder de área, quien valida que el producto o servicio se haya efectivamente recibido y chequea que el pago sea acorde al presupuesto del área. Luego los documentos son revisados por Finanzas y Gustavo Colmenares, el super contador de la empresa, chequea los fondos disponibles y da su visto bueno final.

Ellos tienen reglas de aprobación para todos sus proveedores y usan nuestro sistema de notificaciones. Esto hace que diariamente se envíen avisos a los encargados solicitando las aprobaciones pendientes. Además, de forma interna, ellos definieron que cada vez que se compre algo a un proveedor nuevo, el responsable debe avisar de la existencia de este nuevo proveedor. Así se agrega la regla de aprobación en Bemmbo y para compras futuras se solicita automáticamente el visto bueno del encargado y se le envían notificaciones.

Todo lo anterior les permite aprobar pagos de forma rápida, ordenada y clara. Ahorran tiempo en tareas innecesarias y se pueden enfocar en hacer lo que hacen mejor, rompiéndola en el mundo financiero.

Esta es una forma de aprobar pagos, pero como les comentaba antes, estos procesos cambian según empresa. Por esto ahora les voy a contar otra historia, la de Galgo.

Galgo

Galgo es una empresa que se dedica a apoyar a personas que no encuentran oportunidades crediticias a través del financiamiento de vehículos. Tienen una trayectoria de más de 4 años, han entregado más de 30.000 créditos y la están rompiendo en Chile, Perú y México.

Como podrán imaginarse, ellos tienen un montón de cosas que pagar y por lo tanto muchísimas aprobaciones que gestionar.

Cuando nos conocimos manejaban sus aprobaciones por correo electrónico, lo cual al igual que Slack, requiere más tiempo de lo deseado. Por esto, cuando comenzaron a usar Bemmbo y puntualmente la herramienta de flujos de aprobación, su tiempo de aprobación bajo de hasta 15 días a 5.

En general, ellos trabajan con 3 niveles de aprobación. Cada gasto tiene que ser primero validado por dos personas del área a la que pertenece y luego por Tesorería. La primera persona en revisar chequea que el monto cobrado sea el acordado con el proveedor. Luego, la segunda revisión la realiza el gerente del área, quien valida que el gasto esté en su presupuesto. Finalmente, la magnífica Evelyn Jérez, tesorera de Galgo, válida que los fondos disponibles de la empresa sean los necesarios para efectuar el pago y da el visto bueno final.

Todo este proceso se lleva a cabo directamente en la plataforma. Queda registro de todas las aprobaciones y se mantiene la información centralizada, lo cual vuelve el proceso más ordenado y además rápido.

Evelyn, gestionando pagos a toda velocidad

Como habrán podido ver, la gestión de aprobación de pagos es un proceso clave para las empresas y todas las compañías lo llevan de la forma que mejor se ajuste a sus necesidades y estructura.

Y tú, ¿ya te estás imaginando cómo puedes armar tus flujos de aprobación en Bemmbo? Comienza tu prueba gratis hoy o agenda un demo con nosotros.