Cómo gestionar efectivamente las cuentas por cobrar

Escrito por Claudia Poo Caamaño, MBA UC y Contador Público y Auditor con más de 30 años de experiencia en el área financiera. Ha trabajado tanto en empresas nacionales como multinacionales, entre ellas PWC y Home Depot. Actualmente se desempeña como consultora en Desarrollo de Carrera, Finanzas Personales y Gestión Financiera.

Una gestión saludable de la cartera permite a las empresas generar los recursos necesarios para mantener la operación de su negocio e invertir en nuevos proyectos.

Una buena venta es aquella que se transforma en flujo de dinero para la empresa (caja o saldo en la cuenta bancaria), porque finalmente para pagar sus compromisos, tales como: Créditos Bancarios, Proveedores, Remuneraciones, etc., las organizaciones requieren tener los fondos necesarios. Para invertir en un nuevo negocio, producto, crecer o expandirse es necesario tener recursos.

Las cuentas por cobrar no son otra cosa que el dinero de las ventas que está en las manos de los clientes y lo que queremos (o deberíamos querer) es que esté en la cuenta del banco de la empresa disponible para sus necesidades o invertido generando ganancias adicionales. 

“Las compañías no quiebran porque dejen de vender, quiebran porque dejan de cobrar. “

Por esto, gestionar la cartera, es decir, definir metas, calidad deseada de la cartera y medir los resultados de corto y mediano plazo de esta gestión debiera estar dentro de los indicadores de gestión mensual de la empresa, asegurando así que las facturas se transformen en dinero en caja.

Diagnóstico de la situación de la empresa: indicadores recomendados

Si a ti te toca responsabilizarte por esto, puedes utilizar indicadores que te permitan evaluar rápidamente la situación general de tu cartera. Algunos de estos indicadores son la rapidez de cobranza y antigüedad de las cuentas (mientras más antigua una cuenta por cobrar menor es la probabilidad de cobrarla).

Plazo promedio de cobro (Days Sales Outstanding)

Existe un indicador estándar para medir el tiempo que te demoras en cobrar una factura: Plazo promedio de cobro (DSO por sus siglas en inglés: Days Sales Outstanding), que permite saber cuánto se demora una empresa en cobrar una factura o el tiempo que el cliente se demora en pagar una factura.  Normalmente es medido con un promedio de 12 meses móviles (mes actual y 11 meses hacia atrás).

Con este sólo número puedes saber rápidamente el tiempo en que recibes el pago de tus facturas.  Mientras mayor sea el número significa que los clientes se toman más tiempo en pagar los documentos.  

Una buena forma de interpretar este indicador es compararlo con el plazo de pago. Por ejemplo, si vendes a 60 días, lo ideal sería que te pagaran en ese plazo o menos. Si al hacer el cálculo el valor resultante son 80 días, significa que en promedio te demoras 20 días más de la fecha de vencimiento en cobrar tus facturas. Por el contrario, si el valor resultante es 50 días, significa que en promedio tus clientes te pagan 10 días antes de la fecha de vencimiento.

Sin embargo, podrías estar en el mejor escenario (que te paguen en menos tiempo de la fecha de vencimiento) y de todas formas tener algunos problemas que el indicador por sí sólo no te muestra. Un ejemplo de esto es tener facturas que tienen 90 o más días de vencido, pero mantener un promedio de días de cobranza menor que el plazo de pago. Esto no se ve en el indicador.

Resumen de saldos por antigüedad

Para estos casos es bueno contar con un resumen de saldos por antigüedad (aging en inglés). Los tramos que usualmente se utilizan son: vigentes (no están vencidas) y las cuentas vencidas: de 0 a 30 días; 31 a 60 días: 61 a 90 días; 91 a 180 días; 181 a 365 días; 366 y más. En valores y un % en relación con el total de cartera total, incluso podrías usar para los tramos vencidos, el % sobre el total vencido.

Tal como mencioné anteriormente, a mayor antigüedad menor probabilidad de cobrar. Cada empresa define cuál es el límite aceptable. Aunque en promedio podría ser 90 días, depende del tipo de negocio, tipo de cliente, estrategia de la empresa.

Cómo definir una estrategia y plan de acción

Estos indicadores te permiten hacer un diagnóstico rápido de la calidad de tu cartera y del tiempo de cobranza, sin embargo, una vez conocidos los números necesitas definir una estrategia y un plan de acción que te permita establecer dónde quieres llegar y cómo hacerlo, hacer seguimiento y medirlo para verificar si vas en la dirección correcta o necesitas hacer ajustes al plan.  

También necesitas tener datos de calidad para generar los informes e indicadores correctos y es aquí donde puedes hacer una alianza poderosa con la herramienta que ofrece Bemmbo para conciliar las facturas de clientes con sus pagos de forma automática. Esto permite que los saldos para calcular los indicadores y reportes de antigüedad estén actualizados. Así puedas tomar decisiones en base a datos reales y además reducir el tiempo que dedicas a procesos manuales para invertirlo en gestionar efectivamente tu cobranza y desarrollar un plan de acción que finalmente te permitirá mejorar el tiempo en que el dinero llega a tu cuenta del banco.

Por otra parte, también tendrás soporte para tu proceso de gestión de cobranza a través de recordatorios automatizados de los vencimientos a tus clientes, reportería en línea, un dashboard con información clave del estado de tus cuentas por cobrar y actualización de datos en tu ERP.

Recuerda una venta de calidad es aquella que se transforma en dinero en tu cuenta de banco para seguir avanzando en tu negocio.

¿Crees que a la empresa donde trabajas podría servirle usar Bemmbo? Te invito a que agendes una conversación con el equipo aquí para conocer más sobre su solución.