Gestión de deudas: ¿Cómo reducir el riesgo de los impagos en la cobranza?

Si bien en Bemmbo no somos especialistas en cobranza, nuestros clientes sí lo son, por eso en este artículo te podemos compartir las mejores prácticas desde la perspectiva de los expertos, las estrategias que utilizan los mejores cobradores para optimizar y minimizar el riesgo.

En la actualidad hay varias soluciones para distintos dolores que se producen por la cobranza, plataformas de seguimiento automático, CRMs de cobranza, cobradores online y hasta cobranza judicial, todo esto para hacer la recaudación más efectiva, pero además de estas soluciones, hay estrategia que pueden implementar los equipos para ayudar a prevenir y estar preparado para cualquier situación. En ese sentido te presentamos las distintas estrategias que pueden implementar. 

I. Conoce a tus clientes:

Una de las claves del éxito al generar un lazo a largo plazo con un cliente es conocer su comportamiento. Hay que asegurarse que no tiene registros de morosidad y que tiene un buen comportamiento financiero.

Al entender la solvencia del potencial cliente se le pueden establecer distintos límites de crédito y comportamientos de pago. 

Definir:

• Tipos de pagos y sus beneficios
• Tiempos de pago y sus beneficios
• Proceso de seguimiento
• Consecuencias en caso de atraso. 
• Políticas de crédito y cobranza

Antes de extender crédito a un cliente, es fundamental conocer su historial crediticio y comportamiento financiero. Utiliza herramientas de análisis de crédito para evaluar la solvencia de los clientes potenciales y establecer límites de crédito razonables.

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II. Monitoreo constante:

Monitorear a todos los clientes día a día puede ser muy engorroso, implementar un sistema puede ser de mucha ayuda. 

Hay tecnologías que analizan datos y lanzan alertas automáticas para identificar posibles problemas financieros que en el futuro podrían volverse en documentos impagos, también hay herramientas que hacen seguimientos automáticos y otras que hacen lo anterior y más! La idea de estas herramientas es que un par de personas puedan manejar toda la cobranza a través de una herramienta, y no que tengan que estar enfocados en tareas repetitivas y que aburren, sino que con una simple plataforma pueden trabajar de manera eficiente y tener todo de manera Online y auditable. 

Indicadores que podrían ser importantes en la cobranza y cómo se usan:

1. Plazo Promedio de Cobranzas (PPC):

• El PPC mide el tiempo promedio que transcurre desde la emisión de la factura hasta su pago. Es un indicador del rendimiento de la gestión de cobranza y puede indicar la eficiencia del proceso de recuperación de deudas.
• Cálculo: Se calcula sumando los días que tarda cada factura en pagarse y dividiendo ese total entre el número de facturas. Un PPC menor indica una cobranza más rápida y eficiente.

2. Antigüedad Promedio de Deuda:

• Este indicador mide la edad promedio de las deudas pendientes. Ayuda a entender cuánto tiempo lleva a los clientes saldar sus deudas desde que estas vencen.
• Cálculo: Se obtiene sumando la antigüedad de todas las deudas vencidas y dividiendo ese total entre el número de deudas. Un aumento en la antigüedad promedio puede indicar dificultades para recuperar el dinero.

3. Porcentaje de Deuda Vencida:

• Este KPI muestra la proporción de la cartera total que está vencida en comparación con la cartera total. Es una medida clave para evaluar el riesgo de incumplimiento de pago por parte de los clientes.
• Cálculo: Se calcula dividiendo la cantidad total de deuda vencida entre la deuda total y multiplicando por 100 para obtener un porcentaje. Un aumento en este porcentaje puede indicar problemas de liquidez entre los clientes.

4. Porcentaje de Clientes Gestionados:

• Este indicador mide la proporción de clientes cuyas cuentas están siendo activamente gestionadas en comparación con el total de clientes. La gestión activa implica seguimientos, recordatorios y acciones específicas para facilitar el pago.
• Cálculo: Se calcula dividiendo el número de clientes gestionados entre el total de clientes y multiplicando por 100. Un alto porcentaje puede indicar una atención proactiva a la gestión de cuentas por cobrar.

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III. Negociación y flexibilidad:

Cuando un cliente enfrenta problemas financieros, considera la posibilidad de negociar términos de pago flexibles, ya que como dicen “peor es nada”. La flexibilidad puede fortalecer la relación con el cliente y aumentar las posibilidades de recuperar el pago en su totalidad. 

Algunas opciones que puedes considerar para ofrecer flexibilidad en las negociaciones:

1. Plan de Pagos Personalizado: Proporcionar un plan de pagos adaptado a la capacidad financiera del cliente. Esto podría incluir pagos mensuales más bajos durante un período extendido.

2. Descuentos por Pago Anticipado: Ofrecer descuentos o términos preferenciales si el cliente puede realizar un pago anticipado o saldar la deuda antes de la fecha de vencimiento original.

3. Extensión de Plazos de Pago: Ampliar los plazos de pago existentes para dar al cliente más tiempo para saldar la deuda sin incurrir en cargos adicionales.

4. Reducción de Intereses o Cargos: Revisar y, si es posible, reducir los intereses o cargos adicionales asociados con la deuda vencida.

5. Aceptación de Pagos Parciales: Permitir pagos parciales y establecer un acuerdo para saldar la deuda en cuotas, siempre y cuando se realicen pagos regulares.

6. Reestructuración de Deuda: En casos más complejos, considerar la reestructuración de la deuda, que podría implicar la consolidación de deudas o la modificación de los términos originales.

7. Compensación con Productos o Servicios: Explorar la posibilidad de aceptar productos o servicios del cliente como forma de pago, especialmente si la empresa puede beneficiarse de estos.

Con el fin de incrementar el recupero, es una buena estrategia poder ser flexibles con los clientes, que las condiciones de pago coincidan con sus buenos momentos de liquidez y que sea un acuerdo entre ambas partes. 

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IV. Cobranza proactiva 

Una de las mejores formas de prevenir las deudas impagas es haciendo cobranza proactiva, comunicarse con los clientes para recordar deudas vigentes, así estos mismos se pueden organizar y tener presente el pago que deberá realizar.

No informar inmediatamente sobre los cobros emitidos al cliente puede generar en un retraso en el pago y provoca que estos mismos crean que tienen más tiempo hábil para poder pagar. 

Esta estrategía puede ir de la mano con el monitoreo constante, en donde se puede ir informando desde que se emite un documento hasta que esta vencido o atrasado a través de correos automaticos.

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V. Uso de plataformas tecnológicas

Como mencionaba en el punto II hay muchas plataformas que ayudan a monitorear constantemente la gestión de la cobranza. Una plataforma como Bemmbo no solo a la comunicación con el cliente de manera eficiente y constante, sino que también libera tiempo de otras tareas como las conciliaciones bancarias, para poder hacer el seguimiento más cercano y personalizado por cliente.

La gestión efectiva de deudas requiere un enfoque proactivo y estratégico. Al conocer a tus clientes, establecer políticas sólidas, monitorear constantemente y usar herramientas de cobranza, puedes reducir significativamente el riesgo de impago y garantizar la estabilidad financiera de tu empresa.

Hay distintas estrategias fundamentales para reducir el riesgo de impagos en la cobranza. Desde el conocimiento detallado de los clientes y el establecimiento de límites de crédito adecuados hasta la implementación de tecnologías avanzadas y la oferta de opciones flexibles de pago, cada estrategia busca fortalecer la relación con los clientes y maximizar las posibilidades de recuperar pagos de manera integral. 

La combinación de un monitoreo constante, la aplicación inteligente de indicadores clave y la adopción de plataformas tecnológicas especializadas, como Bemmbo, pueden no solo facilitar la gestión diaria, sino también mejorar la eficiencia y liberar tiempo para enfoques proactivos y personalizados.

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