Como si fuera la primera vez: una historia de cobros B2B

Como muchos de ustedes sabrán, “Como si fuera la primera vez” es una clásica comedia romántica protagonizada por Adam Sandler y Drew Barrymore. Se trata de Henry (Adam Sandler), un biólogo marino que vive en Hawaii y anda en su etapa de soltero. Él conoce mujeres lindas todo el rato y no tiene ninguna intención de comprometerse… hasta que conoce a Lucy (Drew Barrymore), la mujer de sus sueños. Hay un solo problema, Lucy se levanta todos los días sin acordarse nada del día anterior. Por esto, si quiere estar con ella, Henry va a tener que conquistarla de nuevo todos los días de su vida.

Si prestaron atención al título del blog probablemente ya están pensando “¿y qué tiene que ver esto con los cobros de empresas?”, ahora les cuento.

Las empresas no tienen memoria

Cuando las empresas ofrecen sus servicios a otras empresas, es decir su negocio es de carácter B2B, suelen emitir facturas a crédito. ¿Qué quiere decir esto? Que el cliente no paga de inmediato, se emite la factura y luego la empresa tiene un plazo para pagar.

Como el pago no se hace de forma instantánea, durante el plazo que tiene la empresa (y muchas veces pasado este plazo) se le tiene que recordar al cliente que tiene efectuar el pago. Este recordatorio se puede llevar a cabo de distintas formas, que van desde llamados telefónicos a emails.

¿Cuál es el problema con esto? Las empresas son como Lucy, no tienen memoria. No basta con contactarlas una vez para que paguen. Ya sea que no vieron tu correo, se les olvidó pagar o deliberadamente decidieron ignorarlo por temas de caja, las empresas se comportan bastante parecido a Lucy. ¿Qué significa esto? Que si uno quiere que le paguen tiene que actuar como Henry y conquistarlas todos los días … o en realidad recordarles muchas veces.

Según un estudio de MYOB, empresa multinacional proveedora de un software de contabilidad e impuestos, en el que se analizaron las facturas de más de 213.000 cuentas, se detectó que:

- El 21% de las facturas son pagadas en el primer seguimiento (típicamente un recordatorio por correo).
- El 20% son pagadas después del segundo recordatorio.
- El 32% luego del tercer recordatorio.

El resto son pagadas una vez enviados aún más avisos, lográndose la liquidación del 99% de todas las deudas vencidas al sexto recordatorio.

Según es posible notar, a mayor cantidad de recordatorios, mayor es el porcentaje de facturas pagadas. Sin embargo, a mayor cantidad de recordatorios, mayor es la cantidad de horas hombre invertidas en gestionar estos avisos.

Más recordatorios, más recaudación, más gasto de horas hombre

Gestionar recordatorios de cobranza puede sonar trivial, sin embargo, requiere muchísima dedicación. 

Como menciono en el blog Cómo cobrar facturas en automático, esto se debe en parte a que las compañías manejan distintos acuerdos con sus clientes, los cuales cuentan con distintos plazos para pagar y esto complejiza el proceso de gestión de cobranza. Además, no se emiten todas las facturas al mismo tiempo, por lo que no es que las empresas puedan llegar y cobrarle a todos sus clientes a fin de mes y listo.

En términos de recordatorios de cobranza, esto hace que las empresas tengan que estar contactando constantemente a sus clientes y llevando un registro claro que les permita efectuar este contacto de forma oportuna. Se necesita tener claro cuándo es que se emitió cada factura, cuándo vence, cuánto tiempo ha pasado desde que fue emitida y desde que venció (en caso de que haya vencido) y por supuesto, se requiere saber si es que esta ya fue pagada o no. Esta última patita del proceso es parte de lo que se conoce como conciliación bancaria.

Como podrán imaginarse, hacer todo esto requiere tiempo, mucho tiempo. 

Mientras más recordatorios se envían mayor es la recaudación, sin embargo, también es mayor el gasto de horas hombre.

Rompamos el ciclo

Es en este contexto que es importante preguntarse qué pueden hacer las empresas para romper con este ciclo, para liberar tiempo que hoy los equipos dedican a tareas manuales como el envío de recordatorios y enfocarlo en otras actividades que generan mayor valor para la empresa como es la reportería de ventas y control de gestión.

La solución está en la tecnología. 

En Bemmbo ofrecemos un software de gestión de pagos y cobros que automatiza todas las tareas manuales asociadas a pagar y cobrar, incluyendo, por supuesto, el envío de recordatorios de cobranza. 

Con nuestro módulo de cobranza, Cuentas por cobrar, puedes configurar el envío de recordatorios programados para tus clientes. Puedes notificarles cada vez que se emite una nueva factura, avisarles cuando está próxima a vencer y recordarles que efectúen el pago una vez que esta venció. Además, es posible enviar periódicamente el estado de cuenta a cada cliente. 

Todos esos recordatorios se envían en formato de correo electrónico y de forma automática, asegurando que los clientes estén siempre al tanto de sus obligaciones de pago, lo que ayuda a mantener un flujo constante de ingresos y aumentar la recaudación.

¿Te gustaría conocer más sobre esto y las otras cosas que puedes hacer con Bemmbo? Te invito a conversar con nuestro equipo y agendar un demo! Queremos conocerte y ver cómo podemos ayudarte. 

Ps: Si nunca han visto “Como si fuera la primera vez” les recomiendo que la vean (y perdón por los spoilers jajaja… oops). ¡La película es muy linda!

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