¿Qué son las cuentas por pagar y cómo gestionarlas efectivamente?

Las cuentas por pagar ocupan una posición clave en el mundo financiero y contable, siendo cruciales para el funcionamiento óptimo de cualquier empresa. No solo representan un pilar fundamental para la gestión financiera, sino que también desempeñan un papel vital en la consolidación de relaciones sólidas con los proveedores y garantizando la continuidad de las operaciones comerciales. 

En este blog exploraremos qué son las cuentas por pagar y porqué desempeñan un rol tan esencial en el mundo empresarial.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son deudas que tiene una empresa con proveedores o acreedores por bienes o servicios que ha adquirido. Representan un crédito que es concedido a la empresa por el proveedor sin la intermediación de un banco u otra entidad financiera. Desde el punto de vista del proveedor, estas cuentas toman justo el significado opuesto, registrándose en la contabilidad como “cuentas por cobrar”.

Algunos ejemplos de cuentas por pagar son facturas de proveedores, boletas de honorarios de servicios o freelancers y rendiciones de gastos del equipo, sin embargo, existen aún más tipos de cuentas por pagar.

Estas obligaciones normalmente vienen acompañadas de plazos de pago específicos previamente acordados entre la empresa y sus proveedores. Dependiendo del período acordado para efectuar el pago las cuentas por pagar se pueden clasificar como cuentas a pagar a corto plazo (< 12 meses) o a largo plazo (>12).

¿Por qué es importante mantener ordenadas las cuentas por pagar?

Mantener ordenadas las cuentas por pagar es esencial para las empresas por varias razones:

• Permite gestionar adecuadamente el flujo de efectivo de la empresa, pues habilita a las empresas a obtener recursos sin la necesidad de efectuar el pago de forma inmediata. 
• Ayuda a mantener buenas relaciones con los proveedores, facilitando el cumplimiento de los plazos de pago.
• Evita la generación de intereses por pagos atrasados.
• Evita que se lleven a cabo pagos duplicados.
• Habilita un control efectivo de gastos.
• Facilita el cumplimiento de la normativa local.
• Permite mantener la precisión en la información financiera y estados de resultados.

En resumen, una gestión eficaz de las cuentas por pagar es fundamental para el éxito y la estabilidad de una empresa.

¿Cómo gestionar las cuentas por pagar de manera efectiva?

Para gestionar de forma efectiva las cuentas por pagar, es fundamental:

• Llevar un registro meticuloso y actualizado de todas las facturas recibidas.
• Establecer políticas de pago claras y cumplir con los plazos acordados.
• Comunicarse de manera proactiva con los proveedores en caso de dificultades para realizar pagos en el plazo establecido.
• Contar con un sistema de autorización de pagos.
• Utilizar sistemas de contabilidad y softwares de gestión financiera para facilitar el seguimiento y la gestión de las cuentas por pagar.
• Realizar análisis periódicos de las cuentas por pagar para identificar oportunidades de mejora en la gestión del flujo de efectivo.
• Utilizar nóminas bancarias para realizar pagos de forma masiva.

En resumen, las cuentas por pagar ocupan un lugar esencial en la gestión financiera de cualquier empresa y gestionarlas de forma eficaz es fundamental para el éxito a largo plazo y la estabilidad financiera de cualquier negocio.

Cuentas por pagar, el software de gestión de pagos de Bemmbo, permite llevar gestionar las cuentas por pagar de forma efectiva y simple. El sistema automatiza las tareas manuales implicadas en este proceso, evita los errores en el traspaso de información, habilita la comunicación efectiva con los proveedores a través de un portal de proveedores, incluye estadísticas y permite la dispersión instantánea de pagos directamente desde la plataforma.